Trong Sổ tay hướng dẫn công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực đất đai khi thực hiện chính quyền địa phương hai cấp, Bộ Nông nghiệp và Môi trường nêu rõ ba bước làm thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ) lần đầu ở cấp xã.

Bước một, người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai. Người dân được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu, hoặc nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng.

Trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến thì hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực theo quy định.

Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa các loại giấy tờ thì khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ.

Ở bước hai, cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ, cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả lại kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.

Bước ba, UBND cấp xã nơi có đất kiểm tra thực tế sử dụng đất của tổ chức, xác định ranh giới cụ thể của thửa đất. Ở bước này, Chủ tịch UBND xã sẽ quyết định hình thức sử dụng đất hoặc trường hợp được miễn tiền sử dụng, tiền thuê đất và chỉ đạo gửi phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính.

Chủ tịch UBND xã sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Đồng thời, Chủ tịch xã chỉ đạo chuyển hồ sơ kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đã cấp đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

Trường hợp sử dụng đất mà không thuộc diện được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất, tiền thuê đất cho cả thời hạn thuê thì việc giải quyết sẽ được chuyển đến cấp tỉnh. Lúc này, cơ quan chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh sẽ trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hình thức sử dụng đất, xác định giá đất và gửi phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính.

Sau đó, cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Giấy chứng nhận sau đó được chuyển đến cơ quan tiếp nhận để trao cho người được cấp.